职场牛人高效治理邮件的三个方法

由于晚上刷手机太晚，备感怠倦，拖着沉重的身体，把神往自由的灵魂召唤回来，灵魂附体后，匆忙洗漱，换衣服，上班。

急急忙忙来到办公室，第一韶光打开邮箱，一大堆新鲜出炉的邮箱bilingbiling闪亮登场。

揉揉眼睛，开始浏览邮件，创造一件可以立即办理的邮件，第一韶光回答，爽！
哇，又有一件事情，急速打电话回答，爽！

一欠妥心就到了11点，韶光过得好快。

尿意已经非常浓郁，几步小跑上个厕所，喝几口水，连续事情。

上面的画面是你的事情日常吗？

如果你以为事情太多，邮件太多，常常加班，你该当好好阅读此文。

邮件管理的方法很多，outlook的功能已经非常强大，关键是找到适宜自己的办法。

基于我的履历，整理提炼三个可操作方法分享如下。

有人不附和早上把邮件都浏览一遍，我的履历是浏览+回答+分类同步进行。

我曾经利用过插小红旗标识的方法，创造并不如按颜色分类有效。

Outlook 2007中，邮件的后面都会有一个圆角正方形的“种别”标记，点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色，用以标记邮件的种别。

我个人的分类（我的截屏只有英文版，对照你的邮箱可以找到分类管理图标）：

蓝色：Done - 完成

绿色：Ignore - 忽略

黄色：Pending - 悬而未决

赤色：To Do - 须要回答

你可以根据个人详细情形和喜好进行种别管理。

早上来公司，我满心欢畅看着邮件涌入。

按照从韶光倒序开始浏览，这样很多连续剧的邮件在开始就都看过，后面的邮件很多可以直接忽略。

可以立即处理的，比如回答：好的，没问题，OK......或直接授权其他人做的，立即处理，标记蓝色：Done - 完成。

和我事情不干系的，参考类邮件，直接标记绿色：Ignore - 忽略。

不能当下回答，须要请示老板，或者找客户，讯问下属细节的才能回答的，标记黄色：Pending - 悬而未决。

大BOSS发来的指示/任务等主要等级最高的邮件，标记赤色：To Do - 须要回答。

这个过程在30分钟可以全部完成。

早上，午饭后，下午四点前，总之找一段固定时间，集中处理。

以是，任务已经集中在赤色和黄色两种须要处理的邮件。

一键点击邮件排序小三角，选择种别，所有赤色和黄色须要处理的邮件立即呈现。

把稳是：绝不费力——立！
即！
呈！
现！

2.提早上班+晚上日清

据美国博客网站Gawker的莱恩-塔特描述，库克清晨4：30旁边就开始收发电子邮件。
库克清晨5点常日就已在健身房磨炼，而且人们称他总是第一个到办公室。

乔布斯生前也习气早起，他常日清晨6：00旁边开始一天的事情。

思科首席技能兼计策官帕沃里奥常日清晨4：30起床，用1小时查阅邮件，之后再阅读新闻、磨炼身体并准备送儿子去上学，沃里奥最晚8：30出门上班。

其他牛逼的CEO我就不用逐一列举了，你可以不雅观察你公司里面那些来的最早的人都是什么人，保洁姨妈除外。

如果以为自己太累，事情效率无法提高，建议是只管即便提早到达办公室，会让你一天都轻松应对。

早上的韶光非常宝贵，人少，可以整理思路，安排优先级和日程。

切忌，一贯盯着电脑等邮件到来。

我的同事James,常常加班到晚上九点往后，我有时候乃至收到他十点往后回答邮件，我好奇问他为什么每天那么晚，他说要处理邮件啊。

后来才知道，过了放工韶光，他也会盯着屏幕，等待邮件到来。
来了就处理，来了就处理，直到确实累了，才关电脑走人，早上碰头还会说，“唉，昨天晚上太累了，还没忙完就走了。
”

如果你习气放工后答复邮件，那么你的同事和客户就会习气性等放工后给你发邮件并期待你给出答复。

实在可以设定某个韶光往后的邮件不回答（算第二天邮件），比如18：00往后，当然，大BOSS和分外情形除外。

放工之前，一键点击，再次复查赤色和黄色标签邮件。
能处理确当天处理，不能处理的心里有数，这样不会漏掉主要邮件，主要的事情也在自己的清单上面。

发件箱管理，同上。

在我看来，邮件的主题的撰写非常主要，主题关键词筛选可以帮助你在成千上万封邮件中找到你须要的邮件，也可以让收件人重视你发的邮件，尽快得到答复。

类似你的“笔墨指纹”，你自己命名的邮件主题，留下比较深刻的印象。

举例，同样是网络信息，不同的主题会有不同的效果。

主题❶ 【HRD2017 Q3季度报告_员工满意度调研结果反馈_提交韶光7月20日】

主题❷ 【员工满意度结果反馈】

主题❸ 【数据网络】

如果用主题❶，回答邮件的人会直接在你命名的邮件点击回答，即便是两年后，你还可以很轻松在存档文件夹中找第三季度的员工满意度调研结果反馈。

主题关键词搜索：【Q3】 【员工满意度反馈】——就会涌现你要的信息。

倘若省事，命名【数据网络】，基本上你是很难找到历史邮件。

而找到干系历史邮件的速率，信息管理的能力直接决定了你的事情效率。

除非垃圾邮件，我不会删除已经处理的任何邮件。
现在公司outlook容量都非常大。
可以按照年限直接存档到本地文件夹。

好处是，须要查找信息，急速能找到。

很多人大部分韶光都用在找，找不到，问别人，下次还是找不到的循环中。

关于存档（Achive）。
处理过的邮件在收件箱（Inbox）内，不删除，然后复制到其他按照你事情习气建立的文件夹中，可以根据你的喜好，设置多维度的查找邮件路径，比如：

❶ 业务维度：存档到本地按业务分文件夹（比如：招聘，培训，绩效......）

❷ 韶光维度：存档到本地按照韶光分文件夹（比如：2015，2016，2017......)

❸ 人物维度：存档到本地按照人物分文件夹。

重点来了：

能打电话或面谈就不要发邮件，邮件这东西，你发的越多，收的越多。
主要的是办理问题，不是“享受“处理邮件。

——菲凡

仔细体会和实行这句话，至少可以提升效率50%。

菲凡：坐标上海，长期混迹于外企500强，我个人思维和履历的局限导致我的分享并不能代表全体中国职场，当然如果对你有些许帮助，你可以手动点赞，不同不雅观点，开放谈论。

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