一、把准主题不倾向
行文必有主旨，用意必须明确。职场有的朋友，在草拟行文材料初期，很随意马虎涌现行文扣题不紧、标题与内容不搭，乃至内容跑偏、文不对题的问题，让职场各级领导机关哭笑不得。职场行文材料须要把握三个重点：
1、把稳合法合规
行文具有一定的法定效力，代表职场首长的决策和业务机关的意图，绝不能草率对待。合法合规：
首先是格式的合规。包括页边距、行间距、页码、字体等必须按哀求办；
其次是内容的合规。可参摄影对固定的模板来写；
再次是传送的合规。按明文规定利用机要、红头、传真、电话、网络等传送办法。
2、把稳选准用好
根据职场实际须要，合理选择行文类型，杜绝不伦不类、稠浊利用。这哀求草拟者必须准确节制职场行文的种类和用场。比如：
命令：是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和逼迫性的公函；
决定：是适用于对主要事变作出决定和支配、赏罚有关单位及职员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事变的公函；
指示：是上级领导机关制发的主要的领导辅导性公函；
关照：是用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相从属机关的公函，批转下级机关的公函，哀求下级机关办理某项事务等。
3、把稳求实务实
行文的内容要立足实际，主旨要有针对性，研判要合乎实情，方法也要详细可行。职场行文要把重点放在措辞组织上，而不是笔墨润色上，力求把行文制发的意图和依据如实反响到内容中，避免行文上的任何欠缺、失落当或失落真。
二、立稳框架不随意
职场行文材料常日用于行政机构体系内部利用，在草拟过程中要更加看重稳妥严密，切不可一味地追求标新创新，使得行文材料变了味。需把稳3点：
1、看重持重严谨
行文材料的构造必须严密有序，用语务必周密确切，只管即便做到不生歧义，没有疏漏。特殊是对付请示、报告这类上行文，必须反复校正、反复推敲，切实做到无错字漏字、无错页缺页、无口头用语。以往，由于行文上的不严谨引发的职场闹剧不少。笔者单位小吴在组织部事情期间，就曾涌现过上报的公函错页的问题，受到首长的严厉批评，教训很深刻。
2、看重行文规范
行文格式、措辞表达、符号利用等方面都有规定，基本上照着做就不会涌现大批漏。须要强调的是行文内容只管即便符合语法规则与逻辑规则，行文材料中的“函”就特殊讲究规则。比如，发函的目的是希望平行部门帮助办理问题的，常日的结束语为“恳请折衷办理，为谢！
”，如果发函的目的是须要某部门帮忙办理涉法涉诉问题，一样平常的结束语便是“此函盼复，为谢！
”。因此，在实际草拟过程中特殊须要把握这些规则，要不然极有可能带来各种尴尬和笑话。
3、看重构造完全
行文材料必须是一个完全的体系，切不可缺段少句，也不可遗漏任何必要的内容，同时还要减少表达上的不愿定性。确实心里没底的，可以采纳照葫芦画瓢的办法，把同等类别的行文拿过来改，改内容不改构造，改措辞不改格式，一样平常也能应急。
三、精简措辞不啰嗦行文材料最大的特点便是言简意赅、一览无余，在起草过程中只管即便用最简洁的笔墨，顺畅而有条理地把内容表达清楚。应把握3点：
1、笔墨要简明
原则上便是有一说一，有二说二，不讲多余的废话，不讲难懂的怪话。须要特殊强调的是，行文必须是意思表述完全的简洁，必须是没有语病的简洁，必须是普通易懂的简洁，要不然本末倒置就得不偿失落了。
2、措辞要得体
原则便是合乎各种行文的分外哀求，符合职场特定场合和工具的须要。在材料写作领域有个名词叫做推材料，“推”顾名思义便是几个笔杆子一起将相对成形的材料初稿从头到尾顺一遍，可以说推的重点便是措辞的准确度和流畅度。因此，为了让行文材料更加准确得体，搞笔墨事情的还得养成“推”的习气，反复推敲、力求最佳。
3、行文要流畅
原则便是全体材料思路清晰、衔接顺畅、表述无误，形成一个完成的体系。我们说，会一个字很大略，想一句话也不难，但撰写一篇完全的笔墨材料就很有难度，难度在于表示一个人的思路和水平，材料越成体系、行文越流畅，解释材料功底越好。因此，我们在想每一句话、组织每一段措辞时，只有通篇考虑、细致琢磨，才能确保全体材料前呼后拥、行云流水，融为一体。